aiXprez maakt het veilig verzenden van elektronische facturen eenvoudig.
Met de aiXprez client kan u ieder pdf bestand voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Daarmee maakt u het voor een ontvanger onmogelijk om uw elektronische facturen, in pdf formaat, te vervalsen en voldoen ze ook aan de eisen van alle lidstaten van de Europese Unie.
De aiXPrez client is een Windows applicatie die in enkele minuten is te installeren. Tijdens het installeren geeft u aan in welke map u de ongetekende facturen wil opslaan. U geeft dan ook uw aiXprez logingegevens in waarmee de aiXprez client gaat communiceren met de aiXprez server.
Na de installatie zal de aiXprez client regelmatig in de door u ingestelde map kijken of er een nieuwe ongetekende factuur in staat. De aiXprez client zal iedere nieuwe factuur controleren op de aanwezigheid van een e-mailadres waarnaar de elektronische factuur moet worden verzonden. (a)
Indien er geen e-mailadres in de factuur staat zal de aiXprez client uw ongetekende facturen archiveren en, als u dat wenst, ook automatisch afdrukken. Daarmee kan u alle facturen, in pdf formaat, die geen e-mailadres hebben automatische laten afdrukken op uw briefpapier opdat u ze vervolgens, als gewone papieren facturen, met de post kan versturen. (b)
Facturen met een e-mailadres worden door de aiXprez client, via een beveiligde verbinding, naar de aiXprez server verzonden. (d) Daarbij heeft u de mogelijkheid om voordat de aiXprez client ze gaat verzenden uw briefpapier toe te voegen aan de ongetekende factuur. (c) De aiXprez client maakt, als u dat wenst, een pdf bestand aan waarbij de factuurgegevens op uw eigen briefpapier komen te staan.
De eerste stap die het aiXprez server zal uitvoeren is het tekenen van de factuur met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het resultaat is een elektronische factuur die niet is te vervalsen en die voldoet aan de voorwaarden van alle lidstaten van de Europese Unie.
Vervolgens maakt de aiXprez server een verificatieverslag aan. Een verificatieverslag maakt het voor de ontvanger mogelijk om te controleren of de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de getekende factuur is gewaarborgd.
De aiXprez server voegt vervolgens het verificatieverslag toe aan de getekende factuur.
De elektronische factuur is dan klaar om te worden verzonden en opgeslagen. De aiXprez server zal de elektronische factuur verzenden naar het e-mailadres die in de getekende elektronische factuur staat. De getekende elektronische factuur gaat ook via een beveiligde verbinding terug naar de aiXprez client, (e) die het document op uw eigen computer zal archiveren. (f)