Moet de ontvanger akkoord gaan?
Ja, de ontvanger is niet verplicht een elektronische factuur te accepteren. Als de ontvanger zonder commentaar een factuur verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat zij ermee akkoord gaan.
Als de ontvanger geen e-facturen wil ontvangen moet de verzender stoppen met het verzenden van e-facturen en papieren facturen aanbieden.
Het is wettelijk toegestaan om iedere klant, zonder toestemming te vragen, een e-factuur te sturen en dan te kijken of ze het wel of niet betalen. Het is niet nodig om schriftelijk vast te leggen dat u toestemming heeft gekregen. Als een klant een e-factuur heeft betaald is dat voldoende bewijs.
Als u wel toestemming vraagt, kan u uw klant vragen naar welk e-mailadres u de e-factuur kan versturen. Dat geeft een klant de mogelijkheid om één e-mailadres aan te maken voor alle inkomende e-facturen.
Door een e-mailadres voor e-facturatie aan te maken is te voorkomen dat de e- facturen verdwijnen tussen honderden onbeantwoorde e-mailberichten. De e-facturen komen dan direct bij de persoon of applicatie die de facturen kan verwerken.
Als klanten een vast e-mailadres gebruiken voor inkomende e-facturen is het ook niet nodig om bij een personeelswijziging door te geven dat e-facturen naar een ander e-mailadres moeten worden verzonden. Dat voorkomt veel onnodige handelingen en misverstanden.
Veel ondernemingen hebben er geen moeite mee om facturen elektronisch te ontvangen. Ondernemingen die de voordelen van e-facturatie weten te benutten geven de voorkeur aan e-facturatie. Zij besparen veel tijd en geld door facturen automatisch te importeren in de administratie.
Het is een kwestie van tijd dat iedere onderneming de voorkeur geeft aan e-facturatie. Hoe sneller we beginnen met e-facturatie, hoe sneller iedereen het niet meer anders wil en diverse ondernemingen papieren facturen weigeren te ontvangen. Uw klanten gaan kiezen voor een leverancier die elektronisch factureert of ze brengen kosten in rekening voor het verwerken van papieren facturen.